C. Mengcopy dokumen menjadi beberapa lembar
D. Mengarsipkan dokumen ke dalam map berdasarkan kategori
E. Mencatat dokumen ke dalam daftar penerimaan dokumen
Kunci Jawaban: E
Pembahasan: Langkah pertama dalam prosedur pengarsipan dokumen adalah melakukan pencatatan dokumen ke dalam daftar penerimaan.
Hal ini memastikan bahwa keberadaan dokumen terekam dengan baik dan memudahkan pelacakan di kemudian hari.
3. Dalam sistem pengarsipan berbasis abjad (aphabetical filing), tantangan utama yang sering dihadapi adalah
A. Kesulitan mengintegrasikan arsip dengan sistem elektronik
B. Kesalahan dalam menentukan nama yang menjadi patokan utama
C. Ketidakmampuan mengatur arsip berdasarkan kategori waktu
D. Membutuhkan perangkat lunak khusus untuk implementasinya
E. Memerlukan catatan manual dalam buku khusus
Kunci Jawaban: B
Pembahasan: Dalam sistem pengarsipan berbasis abjad, tantangan utama adalah menentukan nama atau istilah yang digunakan sebagai patokan utama pengarsipan, terutama jika terdapat nama yang mirip atau ejaan yang tidak konsisten.
4. Seorang petugas administrasi menemukan dokumen yang sudah melewati masa retensi, tetapi dianggap memiliki nilai sejarah untuk organisasi. Apa langkah yang sebaiknya diambil?
